SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

BAB II

PEMBAHASAN

SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

A.   Konsep-Konsep Dasar

1)      Pengendalian

Suatu organisasi juga harus dikendalikan; yaitu, harus ada perangkat -perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Akan tetapi mengendalikan suatu organisasi akan jauh lebih rumit di bandingkan dengan mengendalikan sebuah mobil. Untuk itu di buatlah sistem pengendalian yang sedikitnya memiliki empat elemen :

1.      Pelacak (detector) atau sensor

yaitu suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnyaterjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

1.       

2.      Penilai (assessor)

yaitu suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktualdengan cara membandingkanya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yangseharusnya terjadi.

1.       

2.       

3.      The Effector

yaitu suatu perangkat (yang sering disebut dengan ³umpan balik´)yangmengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan haltersebut.

4.      Jaringan komunikasi

yaitu perangkat yang meneruskan informasi antara detector danassessor dan antara assessor dan effector.

Penjelasan bagaimana elemen-elemen tersebut berfungsi:Thermostat Komponen :

1.      Termometer (detector) mengukur suhu ruangan

2.      Assessor, membandingkan suhu ruangan dengan standar yang diterima mengenai suhu yang seharusnya

3.      Effector,yang mendorong pemanas untuk memancarkan panas atau mengaktifkan pendingin juga yang mematikan alat - alat ini ketika suhu ruangan telah sesuai dengansuhu standar.

4.      Jaringan komunikasi,meneruskan informasi dari termometer ke assessor dan dariassessor ke elemen pemanas atau pendingin.

v  Suhu Tubuh

Hampir sebagian mamalia dilahirkan dengan standar mengenai suhu tubuh yang diinginkan.Elemen - elemen mekanisme pengendalian dengan mana tubuh berusaha untuk mempertahankanstandar tersebut meliputi saraf sensorik (detector) yang tersebar di seluruh tubuh; hypothalamusyang berpusat di otak (assessor), yang membandingkan antara informasi yang diterima daridetector dengan suhu tubuh standar 98,6ÛF; otot-otot dan organ tubuh , yang mengurangi suhutubuh ketika melebihi suhu standar dan meningkatkan suhu tubuh ketika turun dibawah standar;sistem komunikasi yang menyeluruh dari jaringan saraf.

v  Pengendara Mobil

Anggaplah anda sedang mengemudikan mobil di jalan raya dengan peraturan yang menetapkan kecepatan standar 65 mil per jam. Maka Sistem pengendalian anda berkerja sebagai berikut :

1.      Mata anda (sensor) mengukur kecepatan aktual dengan cara mengamati spedometer.

2.      Otak anda (assessor) membandingkan kecepatan aktual dengan kecepatan yang ditetapkanoleh hukum, dan mendeteksi adanya penyimpangan dari standar.

3.      Mengarahkan kaki anda (effector) untuk melepas atau menekan pedal gas.

4.      Seperti dalam pengaturan suhu tubuh, saraf anda mengubah sistem komunikasi yang menyebarkan informasi dari mata ke otak dan dari otak ke kaki.

2)      Manajemen

Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama ± sama untuk mencapai tujuan bersama (dalam suatu organisasi bisnis tujuan utamanya adalah memperolehtingkatan laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh satu hierarki manajer, dengan chief executive (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section),dan sub unit lainnya berada dibawah CEO dalam bagan organisasi. Proses pengendalian manajemen adalah proses di mana manajer di seluruh tingkatan memastikan bahwa orang - orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.

Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana yang digunakan oleh manajer mengandung elemen pada sistem pengendalian yang lebih sederhana. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi;assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan :

1.      Tidak sama halnya dengan termostat atau sistem suhu tubuh, standar tidaklah ditetapkanterlebih dahulu. Dalam proses ini, manajemen memutuskan apa yang seharusnya dilakukanoleh organisasi, dan sebagian dari proses pengendalian adalah perbandingan antara pencapaian aktual dengan rencana ± rencana ini.

2.      Seperti halnya mengendalikan mobil, pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis.Beberapa detector dalam organisasi mungkin adalah ahli mekanik, tetapi manajer seringkalimendeteksi informasi dengan mata, telinga, dan indra mereka sendiri. Manajer secara pribadiharus melakukan fungsi assessor, memutuskan bagi dirinya sendiri apakah perbedaan hasilaktual dengan standar cukup signifikan untuk membenarkan tindakan, dan jika demikian,tindakan apa yang akan diambil.

3.      Tidak seperti pengendalian sebuah mobil yang merupakan suatu fungsi yang dilakukan olehseorang individu, pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar individu.Pengendalian manajemen juga harus memastikan bahwa setiap bagian bekerja secaraharmonis dengan bagian lainnya.

4.      Koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan ke ditempatkanya tindakan yangdiperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas. Tidak sepertithermostat atau pengendara mobil , sistem pengendalian manajemen merupakan kotak hitam.Tidak dapat diketahui apa tindakan yang akan diambil oleh manajer tertentu ketika terjadisebuah perbedaan yang sangat signifikan antara hasil aktual dengan hasil yang diharapkan,atau apa tindakan yang akan diambil orang lain sebagai respons terhadap tanda / sinyal darimanajernya. Sebaliknya, diketahui dengan pasti kapan thermostat memberikan tandadiperlukannya suatu tindakan dan apa tindakan yang akan dilakukan.

5.      Banyak pengendalian manajemen bersifaty pengendalian diri sendiri, pengendalian tidak dilakukan oleh para manajer yang menggunakan penialaian mereka sendiri dan bukannyamengikuti instruksi yang diberikan oleh seorang atasan.

3)      Sistem

Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatuatau sekelompok aktifitas. Thermostat dan proses pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem. Penting untuk di sadari bahwa proses informal amat di pengaruhi oleh bagaimana cara sistem pengendalian formal organisasi di rancang dan di operasikan.

B.   Batas-Batas Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi focus pada jangka panjangdan tidak sistematis. Sementara pengendalian tugas focus pada jangka pendek dan paling sistematis.

1)      Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhianggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses ini dijelaskan sebagai berikut.Kegiatan Pengendalian Manajemen meliputi :

1.      Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.

2.      Mengkoordinasikan aktivitas - aktivitas dari beberapa bagian organisasi.

3.      Mengomunikasikan informasi.

4.      Mengevaluasi informasi.

5.      Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.

6.      Mempengaruhi orang - orang untuk mengubah perilaku mereka.

Pengendalian manajemen tidak berarti mengharuskan agar semua tindakan sesuai denganrencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana tersebut diformulasikan.Dengan kata lain, mematuhi anggaran tidaklah selalu baik, dan penyimpangan dari anggarantidaklah selalu buruk.

v  Perangkat Penerapan Strategi

Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi kearah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen merupakan satu -satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Strategi juga diimplementasikan melalui struktur organisasi, manajemensumber daya manusia (SDM), dan budayanya. Struktur organisasi menetapkan peranan, hubungan pelaporan, dan pembagian tanggung jawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Budaya mengacu pada sekelompok, sikap, dan norma umumyang secara eksplisit maupun implisit mengarahkan tindakan manajerial.

v  Tekanan Finansial dan Nonfinansial

Dimensi finansial memfokuskan pada hasil - hasil moneter, yaitu laba bersih pengembalianatas modal ( return on investment) , seterusnya. Tetapi sebenarnnya seluruh subunit organisasimemiliki tujuan nonfinansial, yaitu mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan semangat kerja karyawan.

v  Bantuan Dalam Mengembangkan Strategi Baru

Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategiyang telah dipilih. Dalam industri berbeda dalam lingkungan yang cepat berubah, informasi pengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial, juga dapat menyediakan dasar  bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini disebut sebagai pengendalian interaktif. Mengundang perhatian manajemen pada pengembangan baik negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar)maupun positif (misalnya pembukaan pasar baru) yang menunjukan perlu adanya inisiatif strategi baru.

2)      Perumusan Strategi

Formula strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan stretegi untuk mencapai tujuan - tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan keseluruhandari suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah - langkah khusus gunamancapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan. Tujuan tidak memiliki jangkawaktu;tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah.

Strategi merupakan perencanaanyang besar dan penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasiyang diinginkan oleh manajemen senior. Suatu keputusan dari satu pabrik mobil untuk memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi suatu keputusan strategis. Sesungguhnyasiapapun memiliki sebuah gagasan cemerlang´, yang setelah dianalisis dan didiskusikan dapatmenjadi dasar bagi strategi yang baru. Tanggung jawab lengkap dalam formulasi strategiseharusnya tidak pernah dibebankan kepada seseorang atau satu unit organisasi saja.

v  Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen

Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; sementara pengendalian manajemen adalah proses implentasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desainsistem, perbedaan yang paling penting antara formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Ancaaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap;dengan demikian, keputusan strategis mungkin dapat dibuat kapan pun.

3)      Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi melibatkan kinerja dari tugas individualsesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.

Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah; yaitu, keputusan optimal atau tindakanyang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar kendali kembali kondisi yangdiinginkan dapat diprediksikan dalam menghasilkan produk, jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan.

v  Perbedaan Antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen

Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemenmelibatkan perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan -  persamaan. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnyadalam pengendalian tugas, manusia tidak terlibat sama sekali (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatis), atau interaksinya adalah antara seorang manajer dannonmanajer.

Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional; sementara pada pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit - unitorganisasional ini.Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secaraluas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum.Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas - tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.

4)      Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen

Revolusi informasi dipercepat dengan ditemukannya komputer dan internet pada tahun 1990an. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya teknologi internet dewasa ini. Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon :

1.      Akses secara mudah dan cepat

2.      Komunikasi multi - target.

3.      Komunikasi berbiaya rendah.

4.      Kemampuan menampilkan citra tertentu.

5.      Penggeseran kekuatan dan kendali kepada individu.

KESIMPULAN

Pengendalian manajemen adalah satu dari tiga fungsi perencanaan dan pengendalian yang ada dalam hampir setiap organisasi. Diantaranya adalah formulasi strategi, yaitu proses mengidentifikasikan ancaman dan kesempatan yang sebagian besar tidak sistematis dan memutuskan suatu strategi baru sebagai wujud responnya, dan pengendalian tugas yaitu proses memastikan bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efisien.

BAB III

PENUTUP

A.   Kesimpulan

B.   Saran

DAFTAR PUSTAKA

Robert n. anthony, vijay govindarajan. Management Control System. Jakarta : Salemba Empat.

https://www.google.co.id/